Princípios da indexação

São dois princípios chaves: Estabelecimento dos conceitos tratados num documento e a tradução dos conceitos nos termos da linguagem de indexação.

Primeiro estágio da indexação: determinação do assunto

O estabelecimento do assunto de um documento pode ser subdividido em três (3) estágios: Compreensão do conteúdo do documento como num todo, os objectivos do autor, e entre outros pormenores que dizem respeito sobre o assunto.

O segundo refere-se na identificação dos conteúdos que representam este conteúdo, objectivos, e entre mais outros.

E o terceiro e último diz respeito sobre a selecção dos conceitos validos para recuperação da informação.

 Segundo estágio da indexação

Para assegurar a organização de conceitos de uma forma útil de acessível, é necessário o conhecimento profundo de indexação. O mesmo se aplica ao tratamento das questões propostas pelos usuários.

Os instrumentos mais comumentos usados na indexação são de duas categorias:

Os verbais: representados por tesauros, listas de cabeçalhos de assunto, etc.

Os simbólicos: os conceitos são representados por símbolos de classificação.

O indexador deve estar familiarizado com estes instrumentos, seus procedimentos e regras. Entretanto, ele deve estar consciente de que estes instrumentos podem, por vezes,  impor algumas limitações na pratica.

Na prática, o indexador encontrara frequentemente conceitos que não estão representados nos tesauros ou sistemas de classificação. Dependendo do sistema, esses conceitos poderão ser admitidos imediatamente ou o indexador devera usar discursos mais genéricos, e novos conceitos ficam como candidatos para uma nova edição.

Etapas do processo de indexação

Conhecimento do conteúdo do documento

Faz-se através de uma leitura rápida, ou “leitura em diagonal” do documento. Essa leitura deve ser mais precisa nas passagens mais ricas de informação, tais como: titulo e subtítulo, antetítulos, introdução, conclusão, frases introdutórias de parágrafos e c capítulos, legendas de ilustrações, gráficos, tabelas, e mais outros.

Escolha dos conceitos

Exige uma verdadeira análise conceitual do documento. Isso pode resultar da análise realizada para a condensação, se o documento puder ser resumido.

A incorporação dos elementos sistemáticos

É a quarta e última operação da indexação. O levantamento de descritores adequados (ou de conceitos chave) não é suficiente para uma indexação que se pretende seja perfeita.

A regra da selectividade é particularmente importante. Frequentemente o indexador será tentado a seleccionar um ou outro conceito porque aquela palavra ou expressão foi utilizada pelo autor no texto. O analista deverá, portanto, se interrogar: “Se um usuário fizer uma pergunta sobre esse conceito, e se esse documento lhe for fornecido, será pertinente aos olhos daquele usuário? Essa questão é a chave de toda a indexação no que concerne à selectividade.

Política de indexação

 Refere-se a sistema de armazenagem e recuperação da informação no qual os documentos indexados e os registos resultantes armazenados podem ser encontrados e apresentados em resposta a consultas, empregando estratégias de buscas que podem ser executadas pelo sistema.

Nota-se, portanto, que a indexação e, por conseguinte, sua política, é uma das partes e, como tal, deve ser incluída no planeamento global dos sistemas de informação como um parâmetro de sua administração em contexto gerencial.

Existem, portanto, duas visões de política de indexação que se complementam: uma visão mais ampliada que considera o contexto da gestão de sistemas de recuperação da informação sobre as actividades de indexação e a visão mais direccionada aos procedimentos e elementos de indexação circunscritos ao manual de indexação, sua operacionalização e avaliação.

Fatores da indexação

A política de indexação pode ser determinada por diversos factores em uma unidade de informação, desde a selecção de tipos de documentos a serem indexados, procedimentos de análise e representação de assuntos, aspectos qualitativos da indexação como precisão, especificidade, exaustividade e reevocação, instrumentos de controlo de vocabulário tais como linguagens documentarias ou opção por trabalhar com linguagem natural, além da avaliação da indexação pela consistência e pela recuperação.

Todos esses factores, entretanto, ganham significado quando aplicados ao contexto interdisciplinar da biblioteca universitária que possui finalidades e objectivos e abriga condições em seu ambientem quanto à natureza da informação produzida e solicitada, bem como características interdisciplinares da comunidade científica de seus usuários.

Referência bibliográfica:

PINTO, Maria. Princípios de ideação, escola federal de biblioteconomia da UFMG, 1981