1.      A acta

A acta é um documento que regista, resumidamente, mas de forma clara, exacta em teórica, as ocorrências, deliberações, resoluções e discussões realizadas em assembleias, sessões e reuniões em geral.

1.1. Fundamentação teórica

(Vunguire, s/d, p. 87) “A acta pertence a textos administrativos que é usado dentro das instituições ou entre instituições diferentes, daí a designação dos textos institucionais”

Segundo Filho (2020) “A acta é documento de valor jurídico, portanto, deve ser lavrada de tal maneira que não se lhe possam introduzir modificações posteriores. Geralmente é lançada em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são numeradas e rubricadas pela mesma pessoa que redigiu os “termos de abertura e encerramento”, o que lhes dá cunho oficial. A pessoa que lavra a ata é o secretário, geralmente, funcionário efectivo do órgão”. (p.21)

 Chicumule (s/d, p.91-92):

  • A redacção deve ser simples, concisa e clara;
  • Não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso;
  • Intervalos em branco, inter-linhas e rasuras são eliminados.
  • Enquanto o projecto de acta, ou minuta, não for aprovado em Geral, é pertença de quem o elaborou, que pode fazer as alterações que achar para a sua compreensão e fidelidade

 

2. Estrutura da Acta

De acordo com Vunguire (s/d, p. 88), a acta é estruturada em três partes fundamentais, a saber:

  • O cabeçalho: contendo a identificação do documento e o respectivo número de ordem
  • O corpo: comportando os relatos das várias etapas e intervenções dos participantes.

Nascimento, et all. (2014, p.14):

 Na elaboração da acta na estrutura do corpo deve se olhar as seguintes normas:

  • Escreve-se tudo seguidamente, sem parágrafos, ambas as margens justificadas, sem rasuras, emendas ou entrelinhas.
  • Cada novo tópico da pauta deverá ser iniciado em uma nova linha (justificado à esquerda). Caso o tópico anterior se encerre em qualquer posição da linha, esta deverá ser preenchida com um traço contínuo.
  • Em seguida, passa-se aos assuntos da pauta que serão discutidos por ocasião da reunião, cuja discussão, votação, deliberações deverão ser registadas a cada ponto.
  • Registo das pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretários, directores...), das ausências justificadas e das faltas.
  • O Fecho: contendo a fórmula fixa do fecho e as assinaturas do presidente e do secretário da reunião.
  • A acta obedece a uma fórmula fixa do fecho, que é: (não havendo mais a tratar, a reunião foi encerrada (dada por terminada), da qual foi lavrada/ (se lavrou) a presente acta, que, depois de lida, será assinada pelo Presidente (ou…) e por mim que secretariei a reunião. (Vunguire, s/d, p. 89)

 

3. Técnicas de elaboração

(Vunguire, s/d, pp. 88-89)

Ao longo da elaboração da acta, há formas próprias de introdução das intervenções/falas dos participantes da reunião, como os actos de fala que a seguir alistamos:

  • Referindo-se à questão do…ele teria dito que…
  • Afirmou que…disse que…realçou o facto de que…
  • Apelou aos presentes para que…
  • Questionou o facto de…
  • ..
  • Disse ter ficado impressionado, escandalizado com o facto de…
  • Disse não concordar com a posição do seu colega…
  • Interveio para acarar algumas questões que embaraço.

4. Princípios a observar na elaboração da acta

A acta compõe regras para a sua elaboração, a qual carece muita atenção, para que não infrinja o modo padrão estabelecido na redacção, deste modo, abaixo são alguns princípios a observar:

  • Devem ser trancados os espaços em branco de modo que não seja possível introduzir modificações;
  • Os números devem ser escritos por extenso;
  • O texto da acta deve ser sumário, objectivo, breve (resumo de ideias e factos), claro, funcional e sem rasuras;
  • Se ocorrer uma falha durante a digitação, utiliza-se a partícula correctiva “digo”;
  • O texto deve ser redigido sempre na terceira pessoa;
  • A acta deve ser aprovada pela assembleia, pois os seus membros é que controlam a fidelidade do texto ao tratamento dos assuntos na reunião. (Vieira, Sitoe & Matabel, 2018, p.27-28)

5. Elementos Discursivos

  • Uso da voz passiva das formas do particípio passado (relativamente ao ponto número três, foi dito que…ficou acordado que…decidiu-se que as reuniões serão feitas…);
  • Uso do discurso indirecto (ele disse que…);
  • Uso do Pretérito perfeito;
  • Também das formas do imperfeito… (ele teria dito que…), houve a vez. que interveio para questionar sobre se não haveria espaço para mais um ponto na agenda.

6. Orientações de Reedificações

Pessoa (2018, p.26):

É comum que, quando se escreve à mão, mesmo que se esteja copiando algo de um rascunho, se cometa algum erro gráfico, ou se troquem palavras. Como a acta não permite rasuras, é importante seguirmos duas orientações para sua rectificação:

  1. Quando o erro é percebido imediatamente, não se deve apagar ou usar correctivo. Para sua correcção, utiliza-se a fórmula: “digo”. Exemplo: Durante o julgamento, O meredisimo, digo, Meritíssimo;
  2. Quando só se percebe o erro ao final da transcrição, sendo impossível utilizar-se o recurso acima"digo", então se utiliza a fórmula “em tempo, onde se lê: xxxx, leia-se xxx”.Exemplo: Durante o julgamento, o meridisimo, em tempo onde se lê meredisimo, leia-se meritíssimo.

7. Modelo de uma acta

Acta da Reunião

Aos dias _____ de ______ de dois mil e vinte e três, pelas ____, no(a) ______________________, sita em ______, reuniu-a Direcção, sob a presidência de __________________, tendo ainda estado presente os seguintes membros __________, __________, __________, __________, ____________, ___________ a ordem de trabalhos foi a seguinte:

1 – Elaboração de plano de actividades e orçamento para dois mil e vinte e;

2 – Outros assuntos a agendar pelos senhores directores.

 Inicio à reunião e o senhor ___________, Presidente da Direcção, traçou as linhas estratégicas para o documento a elaborar. Seguiu-se o comentário de cada um dos membros da Direcção e a apresentação dos seus respectivos contributos. Também o tesoureiro, senhor ____________, apresentou a sua proposta de orçamentação das actividades para _______________. Após o debate foi aprovado por ____________ o documento final, que a seguir-se transcreve:

Actividades:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Orçamento:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Por fim e nada mais havendo a tratar, vai ser lida e assinada por todos os membros presentes e por mim, secretário da Direcção que a redigi.

Assinatura: assinaturas de todos os membros da direcção.

Fonte: Pesquisadora

 

8. Exemplo de uma acta

 

Instituto Superior de Ciências e Educação á Distância

Acta da Reunião

Aos dias vinte de Março de dois mil e vinte e três, pelas dez horas, na sala de reunião, presidida pelo presidente da Direcção, Florêncio Amélio Angelina, onde reuniu os membros, sob ordens do Director da instituição, Tércio Tonga, na qual participaram todos os estudantes com a seguinte ordem de trabalhos: ___________________________

1– Início de aula para o ano de dois mil e vinte três; _____________________________

2 – Outros assuntos a agendar pelos senhores directores. __________________________

Inicio a reunião e o Presidente da Direcção, traçou as linhas estratégicas para o documento a elaborar. Seguiu-se o comentário de um dos alunos e a apresentação dos seus respectivos contributos. Também apresentou a sua proposta de início de aulas para o ano dois mil e vinte e três. Após o debate foi aprovado por Antónia Gabriel o documento final, que a seguir se transcreve: _____________________________________________

 O início de aulas; ________________________________________________________

No primeiro ponto, O director da instituição perguntou aos estudantes sobre o seu início de aulas na instituição, os estudantes em resposta disseram, embora ter sido uma Universidade aberta á Distância, Entretanto torna difícil estudar sem algum dispositivo, pediram que a instituição se responsabilize no caso_______________________________

No segundo ponto, O director da instituição pediu á todos estudantes a colaborarem de forma amigável com os seus professores e respectivos membros da Direcção __________

Outros assuntos: __________________________________________________________

No concernente ao terceiro ponto, para Garantir melhores estudos aos estudantes com referência, qualidade e eficiência; a Universidade responsabiliza se no fortalecimento de matérias escolares á todos estudantes. _________________________________________

Por fim, o Director orientou aos estudantes a definirem princípios que permita uma convivência harmoniosa e positiva na instituição, tendo em conta a solidariedade, respeito e aprendizagem. Nada mais havendo a tratar, vai ser lida e assinada por todos os membros presentes e por mim, a secretária da Direcção que a redigi.

A Secretária  

Antónia Gabriel                                 

O Director

Tércio Tonga

9. Funções da acta

De acordo com Vieira, Sitoe e Matabel (2018, p.27):

A acta, depois de aprovada e assinada, é um documento oficial e desempenha as seguintes funções:

  1. Constitucional – é um documento normativo regulador do funcionamento da organização ao nível que representa;
  2. Executiva – é um documento que orienta o funcionamento da instituição, pois nela constam as grandes decisões tomadas, as atribuições de cargos e responsabilidades (tarefas);
  3. Documental – arquiva o processo de continuidade de uma organização e pode funcionar como prova em acções legais.

Conclusão

A acta como um componente essencial no ato administrativo, há uma condição de padronizar e necessidade de racionalizar a função que exerce nos sectores formais e na comunidade em geral.

Actos padronizados dão carácter confidencial e profissional á documentação. Os documentos tornam uniformes com boas aparências e legibilidade. Por outra, é importante padronizar devido ao controle de qualidade da documentação. De certa forma, actos não normalizados, irregulares, implicam a falta de proficiência até desorganização, por que mal são produzidos.

Pessoa (2020, p.9), o acto administrativo exige, também, cinco requisitos para a sua formação que constituem sua própria infra-estrutura: competência, finalidade, forma, motivo e objecto.

A acta é documento de uso extensivo e muito relevante no nosso dia-a-dia, onde através dela podemos registar informações que aconteceram no recente passado, de forma clara, concisa e sem adição de palavras de outrem.

 

Referencias Bibliográficas

Chicumule, F. M. (s/d). Módulo de Técnicas de Expressão Oral e Escrita. Beira: Instituto Superior de Ciências e Educação á Distância.

ISCED. (2017). Procedimentos e Normas para Elaboração e Apresentação de Trabalhos Científicos. Beira: Instituto Superior de Ciências e Educação á Distância.

Marconi, M. A., & Lakatos, E. M. (2003). Fundamentos de Metodologia Científica (5 ed.). São Paulo: Editora Atlas.

Nascimento, S., Sales, J., Sampaio, C., Pessoa, A., Serpa, M., Lima, M., et al. (2014). Manual de Documentos Oficiais. Fortaleza: Universidade Estadual do Ceará.

Pessoa, J. (2018). Manual deProdução Textual Administrativa Interna. Paraíba: Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia.

Vieira, B., Sitoe,.V & Matabel, F. (2018). Manual de Língua Portuguesa. Maputo: Ministério da Educação e Desenvolvimento Humano.

Vunguire, G. F. (s/d). Técnicas de Expressão em Língua Portuguesa. Beira: Universidade Católica de Moçambique.