Microsoft office Access

O Microsoft Access é um Gestor de Bases de Dados Relacional. É mais um elemento poderoso e versátil pertencente ao grupo de software para o ambiente gráfico Microsoft Windows. Este SGBDR (Sistema de Gestão de Bases de Dados Relacional) facilita a utilização de poderosos utilitários, permite trabalhar com os dados num leque variado de formatos, fornece um extraordinário auxílio na sua aprendizagem e utilização, torna a execução de tarefas complexas em tarefas simples, definindo deste modo um novo nível de acesso e de utilização da informação armazenada na Base de Dados.

As características principais do Microsoft Access e que contribuem consideravelmente para a facilidade da sua utilização, são as seguintes:

• Corre em Ambiente Windows, tirando partido das características deste Sistema Operativo com elevado poder gráfico, facilitando deste modo o acesso e o tratamento da informação.
• Garante a Integridade Referencial, ou seja, as associações definidas à priori previnem inconsistências ou eliminação indevida de ocorrências.
• Possibilita a Visualização da informação de forma Actualizável. Os resultados obtidos através de consultas à Base de Dados podem ser actualizados.
• Garante a Integridade de Dados, permitindo definir valores por defeito, regras de validação e formatos, no momento da criação da Estrutura de Informação. Esta facilidade é transposta automaticamente para os formulários e relatórios.
• Garante a Segurança da Informação, com a atribuição de permissões a utilizadores e a grupos de utilizadores.
• É considerada uma ferramenta de grande produtividade, devido principalmente à utilização de Macros, que possibilitam a execução automática de tarefas evitando o recurso à programação.

O Microsoft Access é assim um Sistema de Gestão de Bases de Dados Relacional, cujo termo “relacional” está directamente ligado com a forma como a informação é armazenada. Numa Base de Dados dita Relacional, a informação encontra-se armazenada em estruturas denominadas por Tabelas. Uma tabela representa um tipo de informação independente da restante e relacionada com esta mediante o conjunto de associações necessário para a obtenção da finalidade pretendida. O elemento chave que possibilita que todo o Sistema funcione consiste na percepção dos Analistas, Programadores e Utilizadores, de como a informação deve estar relacionada.

Através da utilização do SGBDR Access é possível ao desenhar a Base de Dados, esta armazenar também o tipo de relacionamento existente entre as várias tabelas que a compõem. Cada peça de informação (denominada tabela), é armazenada num único local, evitando deste modo a duplicação da informação, e possibilitando a sua actualização rápida e eficaz, uma vez que esta é efectuada num só local.

Projeto da estrutura da base de dados

A Estrutura de uma Base de Dados é o ponto fulcral para a funcionamento eficiente e correcto da mesma. É através da estrutura definida que é possível (ou não) articular os vários tipos de informação necessária. Se a Base de Dados apresentar a estrutura correcta a manipulação (inserção, pesquisa e todo o tipo de operações necessárias) da informação é mais rápida (maior eficácia) e eficiente (maior eficiência).

A informação deve ser completamente independente, não existindo redundância nem incoerência. Para as estruturas assim definidas, o Microsoft Access (ou outro SGBD relacional) apenas necessita de conhecer o modo como a informação presente nas tabelas se inter-relaciona. São estas as bases de um Modelo Relacional.

Pode concluir-se que é imprescindível efectuar de forma correcta o Desenho da Base de Dados. Assim, é importante a existência da Análise e Concepção do Sistema de Informação. Desta fase resulta o denominado Caderno de Análise, elemento onde é efectuada a descrição do Sistema a implementar.

Depois deve-se criar o Modelo Conceptual da situação apresentada. A partir daí conclui-se quais as Entidades e quais os Atributos, assim como as associações entre as várias entidades.

O passo seguinte consiste na passagem do DEA (um conjunto de entidades e respectivos atributos) para o Esquema Relacional, ou seja, um conjunto de relações que é equivalente, a nível físico, a um conjunto de tabelas e respectivos campos. Esta transposição é efectuada mediante o estudo do DEA desenhando, nomeadamente:

• Tipo de Associações existentes.
• Grau das Associações.
• Tipo de participação das Entidades nas Associações.

Antes de utilizar um SGBD (como o Microsoft Access) para construir as tabelas, formulários e outros objectos que irão constituir a Base de Dados para a empresa, deve-se estruturar a Base de Dados. Uma boa estrutura de Base de Dados é a chave para criar uma Base de Dados que execute de modo eficaz, exacto e eficiente aquilo que pretende.

Os passos básicos para estruturar uma Base de Dados são os seguintes:

Determinar o objectivo da Base de Dados, que informações vai guardar, como e por quem irá ser utilizada.

Determinar as tabelas necessárias na Base de Dados. Para estruturar as tabelas, dividiu-se as informações tendo em conta os seguintes princípios fundamentais da estruturação:

Uma tabela não deve conter informações duplicadas e, por sua vez, as informações não devem ser duplicadas entre tabelas. Quando cada item de informações está armazenado apenas numa tabela, actualiza-o num único local. A eficiência é maior e também elimina a possibilidade de duplicar entradas que contenham informações diferentes.

Cada tabela deve conter informações acerca de um único assunto. Assim podemos manter as informações sobre cada assunto separadas dos outros assuntos.

Determinar os campos necessários nas tabelas. Cada tabela contém informações sobre o mesmo assunto e cada campo numa tabela contém factos individuais sobre o assunto da tabela. Ao fazer o esboço dos campos para cada tabela, teve-se em conta o seguinte:

Relacionar cada campo diretamente com o assunto da tabela.

Não incluir dados derivados ou calculados (dados que sejam o resultado de uma expressão, como por exemplo a idade do cliente).

Incluir todas as informações necessárias.

Identificar campos com valores exclusivos. Para que o Microsoft Access possa ligar informações armazenadas em tabelas separadas (por exemplo, ligar um cliente todas as compras) cada tabela da Base de Dados tem de incluir um campo ou conjunto de campos que identifique de modo exclusivo cada registo individual da tabela (é a chave primária).

Determinar as relações entre tabelas. Depois de se ter dividido as informações em tabelas e de se ter identificado os campos das chaves primárias, usou-se o Microsoft Access para associar as informações relacionadas, definindo as relações entre as tabelas.

Aperfeiçoar a estrutura. Após estruturar as tabelas, os campos e as relações, deve-se estudar a estrutura e procurar detectar quaisquer erros que possam existir (convém alterar agora a estrutura da Base de Dados, do que depois de já ter preenchido as tabelas com dados). Utilize o Microsoft Access para criar as tabelas, especificar as relações entre as tabelas e introduzir alguns registos de dados em cada tabela. Depois procure utilizar a Base de Dados para obter as respostas pretendidas; Faça rascunhos dos formulários e relatórios pretendidos pela empresa e verifique se apresentavam os dados que se esperavam; Procure ainda duplicações desnecessárias de dados.

Criar outros objectos de Base de Dados. Após ter chegado às estruturas das tabelas que correspondam aos objectivos, adicione dados às tabelas (pode ser feito pelo pessoal da empresa). Crie depois consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

Utilizar ferramentas de análise. Em caso de dúvidas sobre a qualidade da estrutura das tabelas da Base de Dados pode-se utilizar o Assistente de Análise de Tabelas do Microsoft Access, para analisar a estrutura das tabelas e/ou o Analisador de desempenho para analisar toda a Base de Dados.

Além do levantamento das necessidades do sistema e da definição do esquema conceptual é também necessário definir os tipos de utilizadores e restrições de acesso à Base de Dados (a que partes podem aceder e em que modo de acesso). Segue-se a especificação de processamento da informação e a escolha do Sistema de Gestão de Bases de Dados (por exemplo o Microsoft Access pelas). Um protótipo deve ser criado, efectuados testes e uma implementação final na empresa deve ser feita.

Dada a grande importância da correcta definição das relações entre as várias tabelas, segue-se um exemplo da forma de actuação com o Microsoft Access:

Como criar relações no Access

Assim, acede-se à janela Relações e, em seguida, arrasta-se o campo de chave de uma tabela e largando-o no campo de chave da outra tabela como mostrado na figura acima. Note-se que se se arrastar um campo que não seja uma chave primária e que não tenha um índice exclusivo para outro campo que também não seja uma chave primária nem tenha um índice exclusivo, é criada uma relação indeterminada.

Nas consultas que contêm tabelas com relações indeterminadas, o Microsoft Access apresenta uma linha de associação predefinida entre as tabelas; mas não será imposta a integridade referencial e, deste modo, não existirá nenhuma garantia de que os registos são exclusivos em qualquer uma das tabelas.

Ao desenhar-se uma Base de Dados pretende-se assegurar que a estrutura definida para armazenar a informação seja a correcta, de modo a garantir um acesso conveniente à mesma. Essa especificação deve estar de acordo com os requisitos do Sistema de Informação a implementar. Determinar quais as tabelas necessárias é pois o passo crucial nessa fase.

A identificação das tabelas necessárias e a descrição de quais os seus campos (tipo de informação a registar), está deveras simplificada se existiu, anteriormente à fase de implementação, uma fase de Análise e Concepção do Sistema, da qual resultou um Esquema Relacional (conjunto do todas as relações inerentes ao Sistema) eficiente e normalizado.

Uma Tabela consiste num conjunto de informação relativa a um assunto específico. A informação guardada numa Tabela é apresentada de uma forma tabular, constituída por colunas (campos ou atributos) e por linhas (registos ou ocorrências da tabela).

A descrição Relacional de uma Tabela é a seguinte:

Nome Da Tabela (Identificador, Descritores)

A determinação dos campos de uma tabela está directamente relacionada com o tipo de informação que é necessária armazenar nesta. Existe um conjunto de factores a ponderar no momento de identificação dos campos de uma tabela, nomeadamente:

Cada campo definido deve estar directamente relacionado com o objectivo associado à existência da tabela.

Não deve ser incluída como campo, a informação derivada ou resultante de cálculos.

Incluir como campo de uma tabela, toda a informação necessária para o processamento a efectuar.

O principal poder de um Sistema de Gestão de Bases de Dados Relacional está directamente relacionado com o conceito de Identificador (chave) de uma Tabela. Um identificador consiste no menor número de atributos da tabela que identificam univocamente cada ocorrência da mesma.

As principais vantagens da existência de chaves numa tabela são as seguintes:

O Microsoft Access possibilita, mediante a utilização de chaves a pesquisa de informação de uma forma mais rápida e fácil.

É mais fácil a alteração da informação presente numa tabela com chave.

O Microsoft Access não permite valores duplicados no campo chave. Assim, para um atributo chave, não existem duas ocorrências diferentes da mesma tabela, onde este assume o mesmo valor.

Aspetos particulares de gestão de Bases de Dados

Pode acontecer que a base de dados tenha uma aplicação mais específica onde é necessário ter certos cuidados. Por exemplo, numa aplicação destinada a ser utilizada na área da saúde, colocam-se com particular acuidade as seguintes questões:

• Segurança;
• Transferência de dados.

Tenha em atenção que terá de tornar a aplicação segura, em termos de funcionamento, acesso e de confidencialidade (tenha em conta a legislação portuguesa a aplicar na área da sua BD).

Para a transferência de dados, caso haja necessidade de importação de dados, pode recorrer à programação em Access Basic.

O backup da informação é algo extremamente útil pois os dados armazenados são de grande importância e em grande volume e a sua perda teria consequências muito negativas.

Assim, para efectuar o backup da informação existem duas opções:

• Backup para um directório do disco duro do computador.
• Backup para um drive externo (zip drive).

Quando o utilizador pretender abandonar o programa, é-lhe automaticamente perguntado se pretende efectuar o backup e para onde. O administrador deve poder desactivar este aviso.

Outros objetos do microsoft access

Um Objecto é algo que se pode seleccionar e manipular como uma unidade. São assim unidades que se podem criar e manipular que englobam tabelas, consultas, formulários, relatórios, controlos, macros, módulos, gráficos, caixas de diálogo, documentos criados em aplicações externas ao Access, objectos do sistema, etc..

No Microsoft Access a informação é armazenada em Tabelas. É possível utilizar-se essa informação para criar formulários (ecrãs), etiquetas, relatórios, gráficos, etc. que ilustram, à medida das necessidades, os diferentes tipos de operações sobre a informação presente na Base de Dados.

Em seguida efectua-se a descrição sumária das funcionalidades dos objectos atrás apresentados:

Consultas – Após a definição da estrutura de informação que vai suportar o processamento necessário à realização das tarefas exigidas pelo Sistema, coloca-se a seguinte questão: Como aceder à informação presente na Base de Dados, de forma a garantir a visualização dessa mesma informação na forma pretendida?

Isto é possível através da utilização de uma ferramenta dos Sistemas de Gestão de Bases de Dados, as consultas (queries). Uma consulta permite elaborar questões acerca da informação armazenada na Base de Dados. O Access possibilita um desenho fácil e flexível de consultas.

O tipo mais usual é a denominada consulta de selecção perante a qual é possível visualizar a informação presente nas tabelas, analisá-la e alterá-la. Após a execução de uma consulta, o Access permite a visualização do conjunto de ocorrências que ilustram o pedido efectuado Isto é o chamado Dynaset, ou seja, um conjunto dinâmico de registos que são resultado de uma consulta específica efectuada sobre a Base de Dados.

As facilidades permitidas no desenho de consultas são imensas:

• Escolha dos campos.
• Limitação das ocorrências pretendidas.
• Ordenação das ocorrências.
• Questionar informação presente em várias tabelas.
• Cálculo de totais.
• Criação de formulário e relatórios baseados em consultas.
• Criação de consultas baseadas em consultas.
• Criação de gráficos baseados em consultas.
• Questionar informação presente em outras Bases de Dados.

Formulários – Após a definição do modo de acesso à informação presente na Base de Dados é importante elaborar o interface dessa informação com o utilizador final, ou seja, os layouts de manipulação da informação.

Um formulário é frequentemente o modelo mais usual para efectuar os tipos de operações possíveis sobre a Base de Dados, nomeadamente Inserção, Alteração, Eliminação e Consulta. É pois o modo mais correcto, fácil e eficiente de operar com a informação, poupando tempo e diminuindo a existência de erros.

Com os formulários do Access é possível escolher dados sobre caixas de listagem, realçar dados importantes mediante a utilização de cor e associar mensagens de erro sempre que um valor é incorrectamente introduzido.

Com o SGBDR Access é possível desenhar formulários de fácil utilização, possibilitando a interacção com a informação na forma desejada pelo utilizador e com grandes capacidades:

• Possibilitam a inserção, alteração, eliminação, visualização e impressão da informação na forma pretendida.
• Possibilitam efectuar e apresentar o cálculo de totais.
• Em Microsoft Access podem ser incorporados num formulário um outro formulário e/ou um gráfico.
• Possibilitam a apresentação da informação num formato atractivo, recorrendo à utilização de tipos especiais de letra, formatações e outros efeitos gráficos especiais, como a cor, sombras, imagens digitalizadas, etc..
• Relatórios – Como resultado das operações efectuadas sobre a Base de Dados, é importante a existência de um modelo potente e de rápida construção que possibilite a visualização/impressão de informação diversa.

O relatório é pois a forma de representar informação diversa usualmente sobre a forma de um documento a ser impresso, podendo basear-se em dados específicos e representar totais relativos a um conjunto de registos. Um relatório é considerado como um layout de saídas do Sistema podendo ter como destino o ecrã ou a impressora. Após o desenho do relatório, a informação aí presente está sempre de acordo com as alterações sofridas pela Base de Dados.

Várias capacidades dos relatórios em Access podem ser enumeradas:

• Possibilitam a organização e a representação da informação em grupos.
• Possibilitam o cálculo de totais, totais de grupos e percentagens de totais.
• Possibilitam a inclusão de subformulários, subrelatórios e gráficos.
• Possibilitam a apresentação da informação num formato atractivo.
• Macros e Módulos – O Microsoft Access dispôe de uma série de objectos utilizáveis para acesso e manipulação da informação. A produtividade inerente à utilização deste SGBDR aumenta consideravelmente quando se combina a utilização de todos os seus objectos. Esta combinação dos objectos processa-se através da utilização de Macros e Módulos.

Uma Macro consiste numa lista de opções definidas pelo programador e que são automaticamente executadas pelo Microsoft Access. Assim, este SGBDR possibilita a utilização de Macros associadas a Formulários, Relatórios, Controlos, Combinação de teclas ou Comandos de menu.

Bibliografia

Kirk Koenigsbauer (11 de outubro de 2012). Office Reaches RTM! (em inglês). Office Blogs. Informação no site da CodeWeavers, desenvolvedora do CrossOver.

Office Family Product Support Lifecycle FAQ. Microsoft (July 30, 2009).

Microsoft Support Lifecycle Policy FAQ. Microsoft (July 23, 2010).