Acta

A Acta é o registo de acontecimentos, opiniões, propostas, para arquivo de decisões e do processo como estas foram tomadas, ou seja, de tudo o que de relevante ocorreu numa assembleia, conselho ou reunião de uma instituição ou empresa a determinado nível.

Leia também: Requerimento

Funções da acta numa instituição

A acta, depois de aprovada e assinada, é um documento oficial e desempenha as seguintes funções:

1. Constitucional – é um documento normativo regulador do funcionamento da organização ao nível que representa;
2. Executiva – é um documento que orienta o funcionamento da instituição, pois nela constam as grandes decisões tomadas, as atribuições de cargos e responsabilidades (tarefas);
3. Documental – arquiva o processo de continuidade de uma organização e pode funcionar como prova em acções legais.

   Estrutura da acta

A acta apresenta a seguinte ordem de elementos:

• Número sequenciado, desde a primeira;
• Indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a reunião;
• Tipo de assembleia ou reunião (se ordinária ou extraordinária, se é resultante de uma primeira ou segunda convocatória);
• Local da assembleia ou reunião;
• Nome dos presentes ou referência ao número dos presentes (nas grandes assembleias é habitual um livro para o registo das presenças) ou referência ao nome ou número de ausentes;
• Ordem de trabalhos (agenda) - que deve ser transcrita tal e qual foi apresentada na convocatória;
• Referência à leitura, votação e aprovação da acta da sessão anterior, caso esteja pendente;
• Síntese das comunicações do presidente da mesa.

Princípios a observar na elaboração da acta

• Devem ser trancados os espaços em branco de modo que não seja possível introduzir modificações;
• Os números devem ser escritos por extenso;
• O texto da acta deve ser sumário, objectivo, breve (resumo de ideias e factos), claro, funcional e sem rasuras;
• Se ocorrer uma falha durante a digitação, utiliza-se a partícula correctiva“digo”;
• O texto deve ser redigido sempre na terceira pessoa;
• A acta deve ser aprovada pela assembleia, pois os seus membros é que controlam a fidelidade do texto ao tratamento dos assuntos na reunião.

Exemplo de uma acta

Instituto de Formação de Professores de Chibututuíne

Acta

Acta da reunião da turma R1

Ao quarto dia do mês de Maio de dois mil e dezassete realizou-se, na sala três, a terceira reunião ordinária da turma Regular um, presidida pela directora de turma, Aurélia Mudiue, na qual participaram todos os formandos. A mesma teve os seguintes pontos de agenda:_________

• Leitura da acta da reunião anterior;__________________________
• Integração dos formandos no instituto;_______________________
• Estruturação da turma;_____________________________________
• Limpeza da sala de aulas.____________________________________

Antes da abordagem dos pontos da agenda, a presidente tomou a palavra e saudou todos formandos da turma.___________________________

Sobre o primeiro ponto da agenda, o formando Penino Faduco leu a acta da primeira reunião que, após reconhecer-se que reflectia os assuntos tratados, foi aprovada e assinada pelo secretário, Penino e pela presidente (directora da turma)._____________________________________________________

No segundo ponto, a presidente perguntou aos participantes como iam os primeiros dias na instituição. Em resposta, os formandos disseram que estavam sendo difíceis devido às dificuldades de adaptação ao horário (acordam cedo e dormem tarde) e ao elevado número de disciplinas (dezasseis). Sobre esta resposta, a presidente pediu aos formandos para se empenharem na adaptação rápida pois o curso é intensivo e exige muito esforço, o horário não ia mudar, nem o número de disciplinas ia diminuir, por isso, havia que aprender rapidamente a gerir o tempo para satisfazer todas as obrigações curriculares e co-curriculares. Acrescentou que ela sempre estaria disponível para dar todo o apoio que os formandos precisassem. ____

No concernente ao terceiro ponto da agenda, com recurso às eleições, a turma foi estruturada da seguinte forma: _______________________

1. Chefe de turma: Henriqueta Matola ___
2. Chefe-Adjunto da turma: António Mahumana ___________________
3. Chefe da limpeza: Hélder Samboco __________________________
4. Chefe da informação: Adelaide Budula _________________________
5. Chefe da produção: Filomena Simbine _________________________
6. Chefe do desporto: Dicla Gidália ______________________________
7. Chefe do estudo nocturno: Ramiro Seco ___
8. Chefe da cultura: Silva Ngovo ___

No que respeita ao quarto e último ponto da agenda, para garantir a limpeza da sala de aulas, foi elaborada a escala que segue, por grupos, para os cinco dias da semana. _______________ ________________

Segunda-feira: Primeiro grupo (de número um a número seis); ___________

Terça-feira: Segundo grupo (de número sete a número doze); ____________

Quarta-feira: Terceiro grupo (de número treze a número dezoito); __

Quinta-feira: Quarto grupo (de número dezanove a número vinte quatro); _

Sexta-feira: Quinto grupo (de número vinte e cinco a número trinta). __

No fim da reunião, a presidente orientou os participantes, em grupos constituídos, a definirem princípios que permitam uma convivência harmoniosa e positiva na turma, tendo em conta o respeito mútuo, a solidariedade, a união e aprendizagem. _________________________

Não havendo mais nada a tratar, deu-se por encerrada a reunião, da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, foi assinada por mim, Penino Faduco e pela presidente, Aurélia Mudiue.____________

O Secretário A Presidente

FONTE:

http://ead.mined.gov.mz/manuais/Lingua%20Portuguesa/aula1-2.html